Er zijn vele soorten vergaderingen en eentje daarvan is een kleine vergadering. Hierbij zijn slechts een aantal personen aanwezig. Het is belangrijk dat de vergaderlocatie past bij het aantal mensen. U wil niet met 6 man in een vergaderzaal van 25 man zitten. Ten eerste is dit zonde van het geld en ten tweede is dit lang niet zo gezellig.

De juiste vergaderlocatie

Om ervoor te zorgen dat u de juiste vergaderlocatie vindt voor een kleine vergadering moet u het volgende doen:

  1. Vaststellen hoeveel personen er voor de vergadering komen
  2. Vaststellen wat u nodig heeft in de vergaderzaal
  3. De duur van de vergadering bepalen

Wanneer u dit heeft gedaan kan u opzoek naar een vergaderlocatie die bij uw vergadering past. Door het aantal personen vast te stellen kan u specifieker op zoek naar de vergaderlocatie. U kan zich nu richten op de kleinere vergaderzalen. Door het aantal personen vast te stellen kan u ook gaan bepalen hoeveel u aan catering nodig heeft. Hierbij is het ook belangrijk dat de duur van de vergadering bekend is. Als het slechts twee uurtjes in de ochtend duurt, is er een andere catering nodig dan wanneer er een vergadering van een hele dag duurt.

Een ander zeer belangrijk aspect is, wat heeft u nodig voor de vergadering? Heeft u bijvoorbeeld een scherm nodig om te kunnen presenteren? Of wilt u iets laten horen? Het is belangrijk dit vast te stellen zodat u niet voor verrassingen komt te staan wanneer u een vergaderlocatie reserveert. Ook hierbij stelt u vast wat u nodig heeft voor de catering.

Voorbeelden van vergaderlocaties voor kleine vergaderingen zijn bijvoorbeeld Eenhoorn Meeting Center Amersfoort, The Globe Meeting Center Den Haag en Gele Kegels Meeting Center Eindhoven.

Voordelen van een externe vergaderlocatie

Externe vergaderlocaties brengen verschillende voordelen met zich mee. Zo zijn externe vergaderlocaties eenvoudig 24/7 online te zoeken en te reserveren. Dit scheelt enorm veel telefoontjes! Een ander voordeel is dat alle locaties van alle gemakken zijn voorzien. Denk hierbij aan gratis koffie en gratis wifi. Daarnaast zullen er altijd vakkundige medewerkers tot uw beschikking zijn. Zij zullen altijd in staat zijn u te helpen met dingen rondom de vergadering. Uiteraard is er ook uitstekende catering aanwezig.

Door al deze voordelen hoeft u alleen de focus te leggen op de inhoud van de kleine vergadering en de rest zal voor u gedaan worden.