Waaraan denkt u wanneer u denkt aan een maatschappelijk verantwoorde vergaderlocatie? Denkt u aan een vergaderruimte die energie neutraal is? Of denkt u aan een vergaderruimte die de juiste stoelen heeft voor uw collega’s? Een maatschappelijk verantwoorde vergaderlocatie kan alle kanten op gaan. Hierbij wat ideeën hoe een maatschappelijk verantwoorde vergaderlocatie eruit kan zien en wat de voordelen daarvan zijn.

Maatschappelijk verantwoorde vergaderlocatie voor het milieu

Een vergaderruimte kan op verschillende elementen verantwoord zijn naar het milieu toe. Een eerste element is bijvoorbeeld het licht in een vergaderruimte. In een vergaderruimte is het fijn om goed licht te hebben, zodat iedereen geconcentreerd aan het werk kan blijven gaan. De beste manier om licht binnen een vergaderruimte te hebben, is gebruik te maken van natuurlijk licht. Dit betekent dat een vergaderruimte veel ramen moet hebben om voldoende zonlicht naar binnen te laten schijnen. Mocht het niet mogelijk zijn om vele ramen te hebben, dan kan men gebruik maken van ledverlichting. Ledverlichting is beter voor het milieu omdat het veel minder verbruikt dan een spaarlamp en de levensduur van ledverlichting is ook vele male langer dan andere soorten verlichting.

Een tweede element voor een maatschappelijk verantwoorde vergaderlocatie is de temperatuur van het gebouw. De juiste temperatuur in een vergaderzaal kan de energie van de genodigden sterk beïnvloeden. Een temperatuur aan de iets koelere kant kan ervoor zorgen dat mensen beter concentreren dan wanneer de temperatuur aan de te hoge kant zit. Door goed op de temperatuur van het gebouw te letten kunnen er veel onnodige stookkosten bespaart worden. Dit kan door de temperatuur constant te houden en het decentraal, per ruimte, te regelen. Op deze manier zullen niet alle ruimtes verwarmd worden wanneer er maar gebruik gemaakt wordt van één ruimte.

Externe vergaderlocaties

Om een zo goed mogelijk maatschappelijk verantwoorde vergaderlocatie te gebruiken, kan er het beste gebruik gemaakt worden van organisaties die gespecialiseerd zijn in vergaderruimtes. Zij zullen de beste systemen hebben om de vergaderruimtes op een zo goed mogelijke manier te benutten. Andere voordelen van een externe vergaderlocatie zijn dat ze eenvoudig online direct te zoeken en te reserveren zijn. Dit kan vanaf elke plek, elke willekeurige tijd online gedaan worden. Ook zijn de locaties van alle gemakken zijn voorzien, denk hierbij aan gratis koffie en wifi. Ook zijn er audiovisuele middelen aanwezig, zodat er altijd een laptop aangesloten kan worden. Alle vergaderlocaties hebben altijd vakkundige medewerkers rondlopen, zij zullen in staat zijn om te helpen bij vragen en problemen. Bij een externe vergaderlocatie kan er ook een uitstekende catering op maat geregeld worden.