Mails

Een groot deel van mijn werk bestaat uit het beantwoorden van mailtjes. Dat heb je natuurlijk al gauw op het moment dat je als officemanager werkt. Vragen van contactpersonen beantwoorden, mailtjes met uitnodigingen voor de directie en aanvragen voor mogelijke samenwerkingen, met zo af en toe nog een open sollicitatie er tussen. Over het algemeen ben ik redelijk goed in het kaf van het koren scheiden. De mailtjes die binnenkomen en belangrijk zijn gaan in een aparte map, de mailtjes die minder belangrijk zijn blijven in de map met overige zaken en de mailtjes waar ik niks mee ga doen werk ik meteen weg of verwijder ik. Zo heb je een overzichtelijke mailbox en kan je duidelijk onderscheid maken waardoor je wat je ook nodig hebt snel kan terugvinden. Daarnaast beheer ik ook een deel de agenda van onze directeur. Mails voor afspraken of bezoeken of borrels komen via mij, ik besluit of dat wat is voor de directie en zo ja, dan plan ik het meteen in. Zo kan hij zich optimaal focussen op de taken in zijn agenda zelf.

Mail

Toen ik laatst het zoveelste mailtje kreeg van een contactpersoon waar we veel contact mee hebben met daarin een uitnodiging voor een kerstborrel opende ik die natuurlijk meteen. Het was wel gek, want de uitnodiging moest ik uit een online map vissen. Ik opende de uitnodiging en terwijl ik deze open bedenk ik me opeens dat dit waarschijnlijk niet van hem kwam. De hyperlink liet zien dat de map waar de uitnodiging in stond helemaal niet van hem was. Paniek! Mijn computer is meteen door de ICT afdeling helemaal onder de loep genomen, en het was inderdaad een phishingmail. Deze hebben wij in het bedrijf nog niet eerder gehad, en we waren er een hele dag mee bezig. Aangezien deze phishingmails niet van de echte mails te onderscheiden zijn besloten wij dat het tijd was voor hardere maatregelen.

Oplossing

Het stond al enige tijd op de agenda maar werd nu als prioriteit naar boven geschoven: er moest gekeken worden naar de bescherming hierbinnen. Als het bij onze contactpersoon kan gebeuren kan het bij ons ook gebeuren! We zijn er enige tijd mee bezig geweest, maar hebben sinds kort de Iso 27001 Certificering. Dit programma neemt het gross van het werk uit handen en zorgt er voor dat je bedrijf beveiligd is tegen elke digitale inbraakpoging. Want dat is het laatste wat je wil, toch?